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員工上網行為管理:監視還是控制?
雙擊自動滾屏 發布時間:2009-2-4 9:22:37 閱讀:1次 【字體:
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員工上網行為管理:監視還是控制?
撰文:陳夢飛  日期:2008-8-27
編者按:放任上網帶來的隱患,很多管理者已深感緊張,并有意識地想辦法有效管理公司的網絡資源。譬如不惜工本,安裝監視軟件,員工網上行為一旦超過公司尺度,就可能遭到開除。采取這種措施的老板或許會覺得心安理得,問心無愧——如果無私人目的,員工應該不怕被監控。但事實上,這種表面很有威懾力的行為,效果卻不盡如人意。一方面,員工的個人隱私是受到法律保護的。另一方面,企業最核心的東西是人和文化,一個常監視別人行為的企業,不可能給員工穩定感、安全感和信任感。因此,有人力資源專家建議:對于員工上網的問題,行為管理要勝于實時監控。  
  心態:先學會尊重員工
  黃為是某高新科技私營企業的董事長。他最近遇到一件煩心事。為了預防員工泄露公司的技術和商業秘密,他安裝了一套先進的攝像頭在辦公室內,同時還在公司的網絡系統上配備了監控軟件。這一軟件不但能記錄下員工在鍵盤上敲擊過的每一個鍵,甚至能捕捉到某個人最近刪除的單詞,至于某個員工最近訪問過哪些網站,發過什么內容的郵件更是能被輕易掌控。這套系統安裝后不久,黃為就體會到了它的“好處”,他能十分了解員工的一舉一動,也因此能經常提點一些他看來不能容忍的行為。直到有一次,他拍著公司一位年輕員工的肩膀說:“你每天下午都要在MSN上和女朋友聊一會天,就不怕她老板看見嗎?”公司員工才驚覺自己的言行舉止其實盡在老板的掌握中。此事過后不久,有幾名員工先后辭職了,盡管原因不同,但他們都提到,其中一點是覺得在這個公司里不被信任,每天生活在被監視、記錄的日子里壓力太大了。
  自己也有個咨詢公司的人力資源專家胡八一則認為,在管理員工上網這件事上,管理者的心態很重要。首先,他們要意識到,如果你的員工每天有近一兩個小時的時間在網上做私事,只能說明管理者工作安排不合理,涉及到一個工作量是否合適的問題。
  其次,在國外,許多企業跟員工是一種互信關系:領文具用品不需申請或報備,喝公司飲料隨便自己拿無人看管……尊重以及自我約束,已是深入員工內心的企業文化,如果連上網這種事都要監控的話,管理者的警察角色一定很累。“人是有尊嚴的。最好學會目標管理,而不要監視具體的一舉一動。管理學中有一個很著名的故事:一家美國企業有一個女職員每天上班時間化妝打扮,一個同事看不慣,就說了人家。結果人家反問:我有沒有什么工作沒完成好?我什么干得不好嗎?質問者仔細想想,的確,這個女職員樣樣工作都干得很好……所以學會目標管理是我們很多企業應該追求的東西。”
  再次,如果某些企業有特殊情況,一定要監控上網的話,也應該事前公開告知,設定明確條文,讓員工有心理準備。“很多企業就沒弄清楚,他們安裝監控軟件的目的到底是為了減少犯事還是抓更多的犯事者。”胡八一笑著說,本來是想防止一些事情的發生,但往往到最后成了批評處罰員工的依據,還在公司制造了白色恐怖,變成了本末倒置的行為。
  定位:區別行業 權限分級
  王曉明是一家銀行信貸部的業務員。由于行業特殊,在他看來,他們銀行的網絡系統就設置得比較復雜。“我們其實有兩套系統:一套叫柜臺網絡;另一套則是辦公網絡。”王曉明說,他們的柜臺網絡是內部網,換句話來說,只在內部聯通,不與外網相連。“原因很簡單。”王曉明解釋道:“柜臺都是處理儲戶資金的,如果上外網的話,很容易被黑客或其他什么人盜取資料或搞破壞,太沒安全感了。”至于他們的辦公系統則是能上外網的,但這其中又分了一些層次。“比如我們的領導在接收郵件和登錄新聞網站時的選擇面要大很多,也自由很多。而一般員工除特殊工種外,基本上就只能收發郵件,因為單位認為這已能應付工作的需要。像QQ之類以娛樂大眾為目標的即時通訊系統是一定會被屏蔽掉的。至于工作所需的金融信息,則每天都會有專人整理后放在單位的內部論壇上供你參閱。”
  在王曉明所在的支行里,除正副行長外,四五十人的單位只配備了兩臺能上外網的電腦,以提供給有工作需要的員工使用。“像一些做理財的同事,因為要上付費網站,公司會專門為他們設置個人密碼。”王曉明說,其實對他而言,現在的條件已經很不錯了,他當年剛來這家銀行的時候,為了申請開通網絡,還要打書面報告給支行行長,之后再上交給分行副行長批復才行,手續走了幾個月都沒走完,異常麻煩。但作為一名銀行員工他很理解單位這種對上網有點“過敏”的管理:“像我們這些金融部門,是得異常小心。”
  人力資源專家認為,其實,監控并非企業控制員工上網、保護自我資源的唯一手段。只要明確了自己的運作特點和文化,企業就有很多可供選擇的管理方法。
  第一,企業可以根據自己的運作模式和文化特點決定網絡的開放程度。像銀行、電信、IT等技術保密要求較高的企業,就可以像王嘵明所在的支行那樣,實行較嚴格的網絡管理。第二,對于不同的崗位設置不同的權限。比如像海外貿易、銷售這樣的職位,因為要求與客戶、同行的交流比較多,就可以多開放些,甚至可以鼓勵員工用MSN等聊天工具實現與客戶的快速交流與互動,傳輸文件也能馬上實現,此舉不僅能為公司省下不少電話費、傳真費,還能提高工作效率。但對于財務、調度員這類對內工種,就可以只用內部網了。總之,公司的類型五花八門,要根據自身的需要而定。
  手段:事先約定 建立互信
  網絡公司市場總監龍濤認為,如何管理員工在上網時產生的問題,手段是很重要的。比如,他就認為,要講究事先教育的方式,讓員工了解工作時段所做的任何事必須和工作內容相關,避免不必要的爭議。“有了白紙黑字發出的明文訪問規定,員工就可以很清楚地了解到上網該做什么,不該做什么。比如我們公司就規定:可以上網購票、閱讀新聞等;不可以上網聊天、玩游戲等。”
  而胡八一則在自己公司內部提倡一種“羞愧文化”的教育。每個月讓員工交流談心一次,讓他們對自己的不良行為提出改善意見。比如有哪些事情對不起工作、破壞了公司的規章制度或影響了組織氛圍。“有些員工某個月業績不好時,他就會主動檢討原因,比如是因為在網上浪費的時間太多了,或是私人電話太多了等等。總之,應該以事前引導為主,否則裝一套監控軟件的錢還不如拿出來讓員工上網沖浪權當福利呢。”
  在國際知名廣告及公關公司擔任網管的楊先強則認為,像他們公司雖然有監控系統,但也是以控制居多監視居少,他們這些網管其實是不可能天天看你在MSN里上什么東西的。“我們一般都會設置公司防火墻,一方面防毒,一方面會屏蔽一些非法網站,還有依靠設置屏蔽關鍵詞來阻止員工搞不該搞的小動作,像色情網站之類的是肯定看不了的。對于偷窺監控這種事,其實沒有外面傳得那么可怕,至少,他們就每天忙著給大家做升級,保障網絡安全,維護系統……根本沒時間管人家的閑事。”
  楊先強認為,明智的企業應該主動采取手段消除員工害怕隱私被侵犯的情緒。比如你在監控時,可以隱藏員工的個人信息,例如,將員工的IP地址統一歸納成用戶A、B、C、D,這樣監控者看到的并不是每一個用戶的詳細信息而是統一命名規則的信息,當公司的網絡出現問題或者產生某些法律問題之后,可以再通過某些權限來獲得用戶的詳細資料也不遲。
  總之,企業要管理好員工上網的問題,首先要做到相互信任,盡量給員工寬松的環境。如果一定要監控員工上網的企業,也應該明白,著眼點在控制而不在監視,在這方面國內某些網絡管理軟件提供了很好的榜樣,如北京聚生科技有限公司(http://www.glldhx.tw/)的聚生網管系統,可以控制局域網員工的一切上網行為,比如對企業帶寬占用巨大的P2P軟件、各種聊天工具、任意主機的帶寬流量、網頁瀏覽、股票軟件和網絡游戲軟件等等,他們可以很好的控制,就是可以讓你用,也可以不讓你用,但是不監視你的上網的內容,更不會記錄屬于個人的隱私,其控制重點應是控制企業網絡安全和網絡資源的合理使用。網絡信息非常復雜,各種安全事故也頻繁發生,即便安裝了防火墻、殺毒軟件還是不保險。因為涉及到了企業的利益和企業數據的保密性,是與企業自身發展直接相關的問題,因此就需要有專人去控制管理;其次,從控制人力資源的角度來講,網管關心的也應該是如何屏蔽掉一些影響效率的內容,以達到提高企業生產力的目的,而并非關心員工的隱私生活。在楊先強看來,對于網絡,控制和監視兩個詞都不合適,可能用行為管理一詞更合適些。

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